Lowongan Kerja Accounting Finance Assistant Kedutaan Besar Swiss

Kedutaan Besar Swiss di Jakarta membuka lowongan untuk posisi Accounting, Administration & Finance Assistant. Posisi ini berdurasi kontrak satu tahun dan mendukung program Direct Action yang bekerja sama dengan BNPB. Kamu akan berbasis di Jakarta dan terlibat langsung dalam administrasi keuangan proyek kemanusiaan.

Posisi & Kualifikasi Accounting Finance Assistant

• Gelar sarjana Akuntansi, Administrasi/Keuangan, Bisnis & Administrasi, atau bidang serupa.
• Pengalaman 2 sampai 5 tahun di bidang akuntansi, pelaporan keuangan dan administrasi, pengadaan, logistik, serta administrasi program pembangunan dalam kerja sama internasional di Indonesia.
• Pengalaman di manajemen risiko bencana menjadi nilai tambah.
• Pemahaman dan pengalaman menerapkan kebijakan keuangan pemerintah Indonesia, khususnya Standar Biaya Masukan (SBM).
• Mahir menggunakan software akuntansi, Microsoft Word, dan Excel. Bersedia mempelajari alat akuntansi khusus lainnya.
• Integritas tinggi, loyal, dapat dipercaya, dan menghormati kerahasiaan.
• Kemampuan organisasi dan perencanaan yang baik.
• Bahasa Inggris dan Indonesia yang sangat baik. Kemampuan bahasa Jerman atau Prancis menjadi nilai tambah.
• Komunikasi dan negosiasi yang baik, semangat tim, dinamis, proaktif, dan mampu bekerja di lingkungan multikultural.

Tanggung Jawab Accounting Finance Assistant

Implementasi Program

• Mendukung BNPB menyiapkan dokumen administrasi dan keuangan sesuai prosedur SDC (Terms of References, permintaan pengadaan, kontrak, permintaan pembayaran, faktur, dan lainnya).
• Mengontrol dokumen administrasi dan keuangan yang dibuat BNPB dan tim Direct Action sesuai prosedur pengadaan Direct Action, kewenangan penandatanganan, dan regulasi Standar Biaya Masukan (SBM).
• Bekerja sama dengan staf Administrasi dan Keuangan di Kedutaan untuk menindaklanjuti persetujuan pembayaran dan menyiapkan kontrak dengan alat ESPRIT.
• Mendukung tim Direct Action dalam penyelesaian uang muka dan pembayaran jatuh tempo setelah setiap kegiatan.

Akuntansi & Pelaporan Keuangan

• Akuntansi: kontrol kualitas permintaan pembayaran, registrasi pembayaran di sistem bank, persetujuan pertama pembayaran (dua kali seminggu), registrasi di alat Akuntansi (Vision +), pemindaian dan pengarsipan dokumen akuntansi.
• Pelaporan akuntansi bulanan: mengumpulkan ekstrak SAP dan dokumen keuangan, memverifikasi dokumen (voucher pemesanan, dokumen keuangan, jumlah, bukti), dan menyiapkan laporan akuntansi bulanan untuk persetujuan PM.
• Perencanaan arus kas: memperbarui kebutuhan arus kas setiap 3 bulan berdasarkan Workplan di bawah pengawasan Programme Manager.
• Pembaruan anggaran: mendukung Programme Manager memperbarui anggaran berdasarkan pengeluaran terkini, kontrak/pembelian yang berjalan, dan penyelesaian kas.
• Registrasi dan pemantauan pengeluaran pada anggaran Direct Action serta menjaga daftar tetap terbarui.
• Registrasi dan pemantauan kontrak dalam daftar yang terus diperbarui.
• Mendukung bookkeeper utama Kedutaan saat beban kerja Direct Action rendah.

Administrasi, Kontrol Kualitas & Logistik

• Mengelola korespondensi dan pengarsipan Direct Action.
• Kontrol kualitas dokumen Direct Action: meninjau tata letak dokumen yang dibuat BNPB, Programme Officer, dan Programme Manager (catatan konsep, ToR, laporan kegiatan, laporan kuartalan, catatan file, surat, notulen, sambutan, unggahan media sosial, catatan bicara).
• Dukungan logistik untuk misi lapangan (penerbangan, hotel), rapat PSC, dan rapat terkait program.

Komunikasi & Acara Sosial

• Mendukung penerjemahan kecil (Indonesia-Inggris), penyelenggaraan acara tertentu, komunikasi (unggahan media sosial, buletin), dan kunjungan resmi perwakilan pemerintah Swiss.

Benefit

• Kondisi kerja yang sangat baik.
• Gaji kompetitif sesuai pengalaman.
• Tunjangan sosial yang menarik.
• Lingkungan kerja dinamis dan internasional.

Cara Melamar

Kirimkan FDFA job application form dan motivation letter melalui email ke [email protected] dengan subject: Your full name – SDC Administration and Finance Assistant. Formulir dapat diunduh di sini. Hanya kandidat terpilih yang akan dihubungi untuk assessment.

Tentang Perusahaan

Kedutaan Besar Swiss di Indonesia mewakili kepentingan Swiss di bidang politik, ekonomi, keuangan, hukum, ilmu pengetahuan, pendidikan, dan budaya. Sebagai perwakilan resmi, kedutaan menangani hubungan bilateral kedua negara. Kantor ini juga mengelola program kerja sama pembangunan, termasuk respons bencana melalui SDC.

FAQ

Apakah posisi ini kontrak permanen?

Tidak, ini adalah kontrak kerja waktu tertentu (fixed term) selama satu tahun. Posisi ini berfokus pada pendampingan program Direct Action.

Apakah pengalaman di manajemen risiko bencana wajib?

Tidak wajib, tetapi menjadi nilai tambah. Yang utama adalah pengalaman 2 sampai 5 tahun di akuntansi, pelaporan keuangan, dan administrasi program pembangunan.

Bagaimana cara melamar posisi ini?

Kirim formulir lamaran FDFA dan motivation letter ke [email protected] dengan subject nama lengkap dan posisi. Hanya pelamar yang lolos seleksi yang akan dihubungi.